Integratie van AFAS HR-functionaliteiten met HubSpot

Ontdek hoe de integratie van AFAS HR-functionaliteiten met HubSpot interne communicatie verbetert.

Het realtime synchroniseren van HR-kerngegevens uit AFAS Profit – zoals personeelsinformatie, afdelingsstructuur en dienstverbandstatus – met HubSpot via een iPaaS-platform als Alumio, voorkomt dubbel werk en verhoogt de dataconsistentie. Hierdoor kun je eenvoudig gepersonaliseerde interne campagnes automatiseren, wat leidt tot minder invoerfouten, verbeterde processen en een hogere medewerkersbetrokkenheid dankzij relevante, datagedreven communicatie. 

Uitdagingen zonder integratie 

Zonder directe koppeling tussen AFAS en HubSpot ontstaan vaak datadiscrepanties en miscommunicatie. HR-records blijven alleen in AFAS staan, terwijl marketing werkt met verouderde lijsten in HubSpot. Dit vergroot de kans op fouten. Handmatige imports via CSV-bestanden zorgen voor extra werk en vergroten het risico op typefouten. Daarnaast missen interne mails zonder actuele attributen zoals functie, locatie of startdatum de gewenste personalisatie, waardoor medewerkers afhaken. 

Het effect van één 360° medewerkersbeeld 

Met een geïntegreerd systeem breng je HR, marketing en communicatie samen op één platform, waardoor samenwerking en datakwaliteit direct verbeteren. Door centrale gegevens en geautomatiseerde workflows wordt interne communicatie persoonlijker en efficiënter, wat zorgt voor meer betrokkenheid en snellere onboarding van medewerkers. Zo ontstaat een transparante en flexibele basis die meegroeit met de organisatie. Dit levert onder andere het volgende op: 

HubSpot AFAS integratie checklist.

Download checklist

Het koppelen van HubSpot met AFAS is een strategische stap om marketing, sales, service en backoffice te laten werken vanuit één en dezelfde waarheid.

Laat je gegevens achter en ontvang direct het document.

Je ontvangt maximaal vier e-mails met o.a. praktische tips, wel zo handig!

Welke HR-data synchroniseer je als eerste? 

Bij het opzetten van de integratie is het slim om te starten met de meest essentiële gegevens. Door je eerst te richten op de kerninformatie die dagelijks door HR, marketing en communicatie wordt gebruikt, leg je een solide basis voor een stabiele en overzichtelijke koppeling. Denk hierbij aan personeelsgegevens, contractinformatie en belangrijke workflowtaken. Zodra deze basis goed werkt, kun je de integratie eenvoudig uitbreiden met aanvullende velden en functionaliteiten, afgestemd op de groeiende behoeften van je organisatie:

Methode Pluspunten Aandachtspunten
Standaard connector Snel live bij beperkte scope (≤ 1.000 medewerkers) Beperkt veldbereik, weinig logica
iPaaS / Alumio Low-code mapping, retry-mechanismen, schaalbaar Subscriptionkosten, leercurve
Maatwerk API Volledige controle, geschikt voor complexe HR-processen AFAS REST API limiet, eigen onderhoud nodig

 

Stappenplan voor een soepele implementatie 

Een goede voorbereiding en een gefaseerde aanpak zijn essentieel voor een stabiele integratie. Door stapsgewijs te werken, minimaliseer je risico’s en zorg je ervoor dat de koppeling optimaal aansluit bij de processen binnen jouw organisatie. Met onderstaand stappenplan leg je een solide basis voor een succesvolle implementatie: 

  1. Scope & KPI-workshop: Stel samen met HR, interne communicatie en IT de belangrijkste KPI’s vast, zoals eNPS en openratio van nieuwsberichten. 
  1. Datamapping & architectuurkeuze: Leg veldrelaties en datarichting vast; bepaal welke personalisatievelden nodig zijn. 
  1. Proof of Concept & security review: Test met een kleine dataset; controleer security, autorisaties en API-limieten. 
  1. Gefaseerde livegang: Start met één afdeling of locatie en activeer workflows na validatie. 
  1. Optimalisatie & support: Monitor op failed syncs, plan kwartaalreviews en borg AVG-compliance. 

Best practices

Voor een toekomstbestendige koppeling zijn technische én organisatorische details belangrijk. Zorg voor regelmatige datacleans, duidelijke toegangsrechten en encryptie, en vang tijdelijke API-storingen op met retry-mechanismen. Investeer ook in training en change management, zodat HR en marketing optimaal profiteren van de automatisering en fouten worden voorkomen. 

Lees ook de andere blogs uit deze reeks:

Klaar om interne communicatie te transformeren? 

Wil je gepersonaliseerde interne campagnes snel live hebben, fouten minimaliseren en de medewerkersbetrokkenheid verhogen? Plan vrijblijvend een HR-integratie-strategiesessie met onze specialisten. Wij delen direct concrete quick wins, technische opties en een haalbare roadmap, zodat jouw teams werken met één waarheid en elke medewerker relevante, tijdige communicatie ontvangt.

Ontdek hoe technologie jouw groei versnelt.

Heb je vragen over marketing automation, CRM of integraties? Samen vinden we de beste oplossing voor jouw organisatie.