Realtime project- en urenbeheer
Koppel AFAS Profit met HubSpot voor realtime inzicht in projecten, urenregistratie en facturatie.
Wanneer je project- en urengegevens uit AFAS Profit realtime koppelt met HubSpot Sales & Marketing, ontstaat er één gedeeld inzicht in capaciteit, voortgang en facturatie. Sales forecast nauwkeuriger op basis van actuele urenregistratie, terwijl marketing prospects segmenteert op projectstatus. Finance factureert automatisch na afronding van een projectfase, en management monitort in één dashboard of projecten binnen scope en marge blijven. Dit leidt tot minder handmatige handelingen, snellere facturatie, efficiëntere resourceplanning en hogere projectrendementen.
Uitdagingen zonder HubSpot AFAS integratie
Zonder koppeling ervaren organisaties gefragmenteerde informatie: sales belooft opleverdata zonder inzicht in openstaande uren, projectteams registreren tijd in AFAS, maar marketing mist zicht op de voortgang. Handmatige imports via CSV-bestanden vergroten het risico op typefouten en datalekken. Daarnaast leidt het ontbreken van actuele urenregistratie tot onbetrouwbare forecasting, waardoor sales de beschikbare capaciteit overschat, wat resulteert in gemiste deadlines en margeverlies.
De voordelen van een volledig projectbeeld
Met een geïntegreerd projectbeeld verbetert de voorspelbaarheid aanzienlijk. Historische tijdschrijfdata verhoogt de nauwkeurigheid van resource- en omzetprognoses. Facturatie versnelt doordat automatische triggers facturen genereren zodra een fase in AFAS op ‘gereed’ staat, wat de cashflow verbetert. Organisaties geven bovendien aan dat ze een aanzienlijke efficiëntieslag maken dankzij integraties via iPaaS-platforms, zoals Alumio.
Welke data synchroniseer je eerst?
Bij het opzetten van de integratie is het slim om te beginnen met de belangrijkste project- en urenvelden. Denk aan projectstatus, geplande en bestede uren, budget en opleverdatum vanuit AFAS, en wijzigingen of triggers zoals nieuwe deadlines of factuurmomenten vanuit HubSpot. Zo leg je direct een solide basis voor inzicht en automatisering.
| Richting | Object (Custom Object) | Kritieke velden |
|---|---|---|
| AFAS → HubSpot | Project | ProjectID, fase, geplande uren, bestede uren, budget, marge, opleverdatum |
| Timesheet | medewerker, datum, activiteit, bestede uren | |
| HubSpot → AFAS | Deal / Project-change | geaccepteerde scope-wijziging, nieuwe deadline, upsell-producten |
| Workflow-trigger | factuurmoment, klantfeedback, NPS-survey |
HubSpot AFAS integratie checklist.
Download checklist
Het koppelen van HubSpot met AFAS is een strategische stap om marketing, sales, service en backoffice te laten werken vanuit één en dezelfde waarheid.
Laat je gegevens achter en ontvang direct het document.
Je ontvangt maximaal vier e-mails met o.a. praktische tips, wel zo handig!
Implementatie-roadmap in vijf stappen
Een gestructureerde implementatie helpt je stap voor stap een succesvolle integratie te realiseren. Door duidelijke fases te definiëren, zorg je voor heldere afspraken, minimale risico’s en een soepele overgang naar een geoptimaliseerd proces. Hieronder volgt een overzicht van de vijf belangrijkste stappen die je hierbij kunt volgen.
- Doel & KPI-workshop – Definieer samen met sales, marketing, projecten en finance KPI’s zoals forecast accuracy en billable-ratio.
- Datamapping & architectuurkeuze – Leg veld-naar-veld-relaties vast; bepaal masterdata per object.
- Proof-of-Concept & security-review – Sync een testset van 20 projecten en 100 timesheets; check OAuth-scope, encryptie en rolgebaseerde toegang.
- Gefaseerde livegang – Start met één business-unit; activeer factuur-workflows pas na validatie.
- Optimalisatie & support – Zet alerts op failed syncs, plan kwartaalreviews op datakwaliteit en API-updates.
Best practices & valkuilen
Om een succesvolle en duurzame integratie te waarborgen die de inzichten in projecten verbeterd, is het essentieel om rekening te houden met een aantal best practices en valkuilen. Deze richtlijnen helpen je om technische problemen te voorkomen, de samenwerking tussen teams te verbeteren en de veiligheid van je data te garanderen. Hieronder vind je de belangrijkste aandachtspunten die je in acht moet nemen bij het implementeren en onderhouden van je integratie.
- Zorg voor correcte datamapping, bijvoorbeeld door uurtarief en budget altijd in dezelfde valuta te synchroniseren.
- Respecteer API-limieten en maak gebruik van batching en queueing om errors te voorkomen.
- Betrek IT, PMO en finance vanaf het begin om draagvlak en adoptie te maximaliseren.
- Besteed aandacht aan security en privacy: versleutel data-in-transit, log wijzigingen en werk met least-privilege toegang.
Lees ook de andere blogs uit deze reeks:
- HubSpot AFAS HR functionaliteiten
- HubSpot AFAS contractbeheer
- HubSpot CRM AFAS ERP integratie
- HubSpot AFAS voorraadbeheer
- HubSpot Service Hub AFAS
Klaar voor datagedreven projecten?
Wil je direct profiteren van realtime projectinzicht, snellere facturatie en betere forecasts? Plan vrijblijvend een strategiesessie projectbeheer met onze integratiespecialisten. Tijdens deze sessie bespreken we quick-wins, technische mogelijkheden en een concreet stappenplan. Zo zorgen we ervoor dat jouw teams werken met één centrale waarheid en elk uur optimaal rendeert.
Ontdek hoe technologie jouw groei versnelt.
Heb je vragen over marketing automation, CRM of integraties? Samen vinden we de beste oplossing voor jouw organisatie.
