Verbeter je voorraadbeheer en logistiek
Koppel AFAS aan HubSpot Sales voor real-time voorraadbeheer en betere klantcommunicatie.
Veel organisaties kiezen ervoor om AFAS ERP en HubSpot Sales te integreren om hun voorraadbeheer en logistieke processen te verbeteren. Door deze systemen te koppelen, ontstaat één centrale omgeving waar voorraadniveaus, bestel- en leverstatus en klantcommunicatie samenkomen. Verkoopteams hebben altijd actueel inzicht in de beschikbaarheid van producten, waardoor ze klanten direct kunnen informeren over levertijden. Orders worden automatisch vanuit HubSpot naar AFAS doorgestuurd, waardoor handmatige handelingen overbodig worden. Dit zorgt voor een kortere order-to-cash-cyclus, minder kans op fouten en een klantbeleving die aansluit bij de verwachtingen van vandaag.
Voorraadbeheer en logistiek naar een hoger niveau
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om hun voorraadbeheer en logistieke processen te verbeteren door AFAS ERP en HubSpot Sales te integreren. Door deze systemen te koppelen, ontstaat één centrale omgeving waarin voorraadniveaus, bestel- en leverstatus én klantcommunicatie samenkomen. Verkoopteams hebben altijd actueel inzicht in de beschikbaarheid van producten, waardoor ze klanten direct kunnen informeren over levertijden. Orders worden automatisch vanuit HubSpot naar AFAS doorgestuurd, waardoor handmatige handelingen overbodig worden. Dit zorgt voor een kortere order-to-cash-cyclus, minder kans op fouten en een klantbeleving die aansluit bij de verwachtingen van vandaag.
Van versnipperde data naar één realtime voorraadbeeld
Sales- en logistieke teams werken met verschillende systemen. Sales registreert deals in HubSpot, terwijl logistiek dezelfde orders opnieuw invoert in AFAS. Dit leidt tot dubbele invoer, onnodige fouten en frustratie bij medewerkers én klanten. Zonder realtime inzicht in voorraad loopt sales bovendien het risico om producten te verkopen die niet leverbaar zijn, met teleurstellingen en vertragingen tot gevolg.
Door AFAS en HubSpot te integreren, krijg je één actueel voorraadbeeld voor alle teams. Verkopers kunnen direct zien of een product beschikbaar is, klanten krijgen meteen een accurate levertijd en logistiek kan sneller schakelen. Het resultaat: snellere levering, meer tevreden klanten en minder operationele kosten.
De voordelen van een geïntegreerde aanpak
Een koppeling tussen AFAS en HubSpot brengt direct merkbare voordelen voor je organisatie:
- Snellere orderverwerking: Orders gaan automatisch van HubSpot naar AFAS, waardoor de verwerkingstijd aanzienlijk verkort wordt en de kans op fouten afneemt.
- Altijd actuele voorraadinformatie: Sales en klantenservice beschikken over realtime voorraadniveaus en leverstatus, waardoor ze klanten direct en accuraat kunnen informeren.
- Betere samenwerking: Sales, logistiek en finance werken met dezelfde data, wat zorgt voor meer overzicht, minder miscommunicatie en een soepelere samenwerking.
- Flexibel fulfilment: Met realtime data kun je eenvoudig inspelen op klantwensen zoals same day delivery, pick-up points of gesplitste leveringen.
- Kostenbesparing: Door nauwkeuriger voorraadbeheer voorkom je onnodige spoedinkopen en houd je de voorraadniveaus optimaal.
- Verbeterde klantbeleving: Klanten krijgen sneller duidelijkheid over levertijden en status van hun bestelling, wat leidt tot hogere tevredenheid en meer herhaalaankopen.
Welke data synchroniseer je als eerste?
Een succesvolle integratie begint met het kiezen van de juiste data. Hanteer de 80/20-regel: start met de velden die dagelijks door meerdere afdelingen worden gebruikt en voeg later extra velden toe als de basis stabiel draait.
| Richting | Objecten | Velden (voorbeeld) |
|---|---|---|
| HubSpot → AFAS | Deals → Orders | product SKU, aantal, verwachte leverdatum, INCOTERMS |
| Contacts / Companies | NAW, btw-nummer, kredietlimiet | |
| AFAS → HubSpot | Voorraad | beschikbaar, gereserveerd, backorder, ETA |
| Orderstatus | gepickt, verzonden, gefactureerd, retour | |
| Facturen | datum, bedrag, betalingsstatus |
Door te beginnen met deze kerngegevens, voorkom je complexiteit en leg je een solide basis voor verdere optimalisatie.
HubSpot AFAS integratie checklist.
Download checklist
Het koppelen van HubSpot met AFAS is een strategische stap om marketing, sales, service en backoffice te laten werken vanuit één en dezelfde waarheid.
Laat je gegevens achter en ontvang direct het document.
Je ontvangt maximaal vier e-mails met o.a. praktische tips, wel zo handig!
Drie integratieroutes vergeleken
Afhankelijk van je wensen en technische eisen zijn er verschillende manieren om AFAS en HubSpot te koppelen:
| Methode | Pluspunten | Aandachtspunten |
|---|---|---|
| Standaard connector | Snel live, lage setupkosten | Beperkte flexibiliteit; minder geschikt voor complexe logistiek |
| Middleware / iPaaS | Low code, mappinglogica, retry-mechanismen | Subscriptionkosten; leercurve |
| Maatwerk API | Maximale controle, high-volume performance | HubSpot burstlimit 110 calls/10s; AFAS REST max 75 MB per call |
Koppelingsmogelijkheden: van standaard tot maatwerk
Afhankelijk van je wensen en technische eisen zijn er verschillende manieren om AFAS en HubSpot te koppelen. Je kunt kiezen voor een standaard connector, waarmee je snel en zonder veel technische kennis aan de slag kunt. Dit is ideaal als je basisprocessen wilt automatiseren en snel live wilt gaan. Voor meer flexibiliteit en uitgebreide mappingmogelijkheden zijn er middleware- of iPaaS-platforms zoals Alumio of Boomi. Deze bieden low-code integraties, geavanceerde logica en foutafhandeling, maar vragen wel om een abonnement en enige inwerktijd.
Heb je specifieke eisen op het gebied van performance, schaalbaarheid of wil je complexe processen automatiseren, dan is een maatwerk API-integratie de beste keuze. Hiermee krijg je maximale controle over de datastromen en kun je de integratie volledig afstemmen op jouw bedrijfsprocessen. Welke route je ook kiest, het is belangrijk om vooraf goed te inventariseren welke data je wilt synchroniseren en welk systeem leidend is per processtap. Zo zorg je ervoor dat de integratie niet alleen technisch werkt, maar ook optimaal aansluit bij de dagelijkse praktijk van jouw organisatie.
Implementatie-roadmap in vijf stappen
Een geslaagde integratie vraagt om een gestructureerde aanpak. Ons stappenplan bestaat uit:
- Scope & KPI-workshop
Breng sales, logistiek en IT samen om doelen, benodigde velden en SLA’s vast te leggen.
- Datamapping & architectuurkeuze
Documenteer datastromen, validatie en foutafhandeling; kies de juiste integratiemethode.
- Proof of Concept & security review
Test de koppeling in een sandbox met een beperkte SKU-set; controleer OAuth-scope en API-ratelimits.
- Gefaseerde livegang
Start met één productcategorie, monitor logs en laat key-users feedback geven.
- Optimalisatie & support
Zet alerts op failed syncs en plan kwartaalreviews voor datakwaliteit en AVG-compliance.
Best practices & valkuilen
Een soepele en betrouwbare integratie tussen AFAS en HubSpot vraagt om aandacht voor technische details en procesinrichting. Deze best practices helpen je om valkuilen te omzeilen en de stabiliteit van de koppeling langdurig te garanderen:
- Implementeer een retry-mechanisme met exponential back-off om tijdelijke API-storingen op te vangen en te voorkomen dat voorraadupdates verloren gaan.
- Bewaak de ratelimits van HubSpot en AFAS: batch grote updates of gebruik webhooks voor near real-time synchronisatie zonder throttling.
- Leg per veld één bron van waarheid vast om duplicatie en conflicten in voorraad- en orderdata te voorkomen.
- Zet security voorop: beperk API-scopes tot ‘need to know’, gebruik encryptie en audit trails om AVG-proof te werken.
Lees ook de andere blogs uit deze reeks:
- HubSpot AFAS HR functionaliteiten
- HubSpot AFAS contractbeheer
- HubSpot CRM AFAS ERP integratie
- HubSpot AFAS projectbeheer
- HubSpot Service Hub AFAS
Klaar voor een toekomstbestendig voorraadbeheer?
Met een AFAS-HubSpot integratie breng je voorraadbeheer, logistiek en klantcommunicatie samen in één omgeving. Dit resulteert in snellere processen, lagere kosten en een klantbeleving die aansluit bij de verwachtingen van vandaag én morgen. Wil je weten hoe dit er voor jouw organisatie uit kan zien? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Wij denken graag met je mee!
Ontdek hoe technologie jouw groei versnelt.
Heb je vragen over marketing automation, CRM of integraties? Samen vinden we de beste oplossing voor jouw organisatie.
