Hubspot Service Hub koppelen met AFAS
Een volledig klantbeeld voor optimale klantservice
Door HubSpot Service Hub te koppelen aan AFAS Software beschikken supportteams over een compleet, volledig klantoverzicht waarin marketing-, sales- én financiële gegevens samenkomen. Dit zorgt ervoor dat schakelmomenten tussen verschillende schermen verdwijnen, de afhandeltijd van tickets daalt, factuur- en contractvragen direct worden opgelost en de klanttevredenheid merkbaar stijgt. Tegelijkertijd houdt finance de cashflow scherp in de gaten en heeft IT minder handmatig onderhoud dankzij iPaaS-oplossingen zoals Alumio.
De uitdagingen zonder koppeling
Zonder een directe koppeling tussen HubSpot Service Hub en AFAS ervaren servicemedewerkers vaak fragmentarische toegang tot data. Ze moeten betalingsstatussen in AFAS opzoeken en ticketdetails in HubSpot, wat per interactie kostbare tijd kost en het risico op fouten vergroot. Daarnaast leidt het ontbreken van automatisering tot handmatige handelingen, zoals het kopiëren van contractinformatie naar HubSpot, wat dubbel werk en inconsistenties veroorzaakt. Ook is de samenwerking tussen finance, sales en support beperkt doordat elk team met eigen systemen werkt, waardoor context ontbreekt en escalaties vertragen.
De voordelen van één volledig klantbeeld
Met een integratie tussen HubSpot Service Hub en AFAS ontstaat realtime inzicht in contractwaarden, openstaande facturen en betalingsgeschiedenis. Dit versnelt de oplossing van problemen bij eerste contact en verhoogt de klanttevredenheid. Supportteams kunnen met deze financiële en historische data gepersonaliseerde workflows opzetten die automatisch klantsegment-specifieke antwoorden versturen. Bovendien zorgt geautomatiseerde synchronisatie voor minder handmatige invoer en lagere operationele kosten.
Welke data synchroniseer je als eerste?
Een succesvolle integratie begint met het synchroniseren van de meest kritieke financiële en supportgegevens. Dit vormt de basis voor een betrouwbare en efficiënte datastroom tussen AFAS en HubSpot Service Hub. Door te focussen op de essentiële data, zoals factuurinformatie, contractdetails en ticket statussen, zorg je ervoor dat supportteams snel en accuraat kunnen handelen. Denk aan:
| Richting | Object | Kritieke velden (voorbeeld) |
|---|---|---|
| AFAS → HubSpot | Factuur | factuur ID, bedrag, betaald/achterstallig, vervaldatum |
| Contract | contract ID, start- & einddatum, SLA-niveau, licentiestatus | |
| Financieel profiel | kredietlimiet, gemiddelde betalingssnelheid, betalingsmethode | |
| HubSpot → AFAS | Ticket | ticket ID, prioriteit, status, oplostijd |
| Workflow actie | betalingsherinnering, upgrade aanbieding, kortingcode |
We adviseren te starten met deze kernvelden volgens de 80/20-regel en pas later uit te breiden met extra data zoals klanttevredenheidsscores.
HubSpot AFAS integratie checklist.
Download checklist
Het koppelen van HubSpot met AFAS is een strategische stap om marketing, sales, service en backoffice te laten werken vanuit één en dezelfde waarheid.
Laat je gegevens achter en ontvang direct het document.
Je ontvangt maximaal vier e-mails met o.a. praktische tips, wel zo handig!
Drie integratieroutes vergeleken
| Methode | Pluspunten | Aandachtspunten |
|---|---|---|
| Standaard Marketplace app | Snel live, lage setupkosten | Beperkt configuratiescherm; niet alle velden ondersteund |
| iPaaS / Alumio | Low-code mapping, retry-mechanismen, schaalbaar | Subscriptionkosten, leercurve |
| Maatwerk API | Volledige controle, high volume performance | HubSpot burstlimiet 110 requests/10s; AFAS REST API max 75 MB per call |
Implementatie roadmap in vijf stappen
Een succesvolle integratie tussen HubSpot Service Hub en AFAS vraagt om een gestructureerde aanpak. Door gefaseerd te werk te gaan, minimaliseer je risico’s en zorg je voor een soepele overgang naar een geoptimaliseerde klantservice. Ons stappenplan biedt houvast:
- Scope & KPI workshop – Leg met support, finance en IT vast welke metrics (bijv. first response time, DSO) verbeterd moeten worden.
- Datamapping & architectuurkeuze – Documenteer richting, validatie en securityvereisten; bepaal masterdata per veld.
- Proof of Concept & security review – Test synchronisatie met een beperkte set tickets en facturen; controleer OAuth-scope, encryptie en rolgebaseerde toegang.
- Gefaseerde livegang – Activeer eerst één supportteam; monitor logs en CSAT-trends, schaal na validatie op.
- Optimalisatie & support – Zet alerts op failed syncs en plan kwartaalreviews voor datakwaliteit en GDPR-compliance.
Best practices & valkuilen
Voor een stabiele en toekomstbestendige koppeling zijn niet alleen technische details, maar ook duidelijke operationele afspraken essentieel. Zorg voor heldere toegangsrechten, richt monitoring en alerts goed in en evalueer regelmatig de werking. Zo blijft de integratie betrouwbaar, veilig en afgestemd op de dagelijkse praktijk:
- Strikte toegangsrechten: Beperk rechten financiële data in HubSpot tot een privé: audit toegang jaarlijks.
- Slimme automatisering: Trigger alleen meldingen die waarde toevoegen; over-alerting verstoort de focus.
- Retry & queue mechanismen: Vang API-storingen op met exponential back-off om dataverlies te voorkomen.
- Continu optimaliseren: Analyseer gebruiksdata, pas mapping aan en houd API-updates bij om de integratie future-proof te houden.
Lees ook de andere blogs uit deze reeks:
- HubSpot AFAS HR functionaliteiten
- HubSpot AFAS contractbeheer
- HubSpot CRM AFAS ERP integratie
- HubSpot AFAS voorraadbeheer
- HubSpot AFAS projectbeheer
Klaar om servicestress te elimineren?
Wil je een supportproces dat sneller, persoonlijker en financieel onderbouwd is? Plan vrijblijvend een klantenservice-integratiesessie met onze consultants. Je krijgt direct concrete quick wins, technische opties en een haalbare roadmap, zodat jouw teams voortaan werken met één waarheid en elke klantinteractie telt.
Ontdek hoe technologie jouw groei versnelt.
Heb je vragen over marketing automation, CRM of integraties? Samen vinden we de beste oplossing voor jouw organisatie.
