KPI dashboard: hoe maak je een overzichtelijk dashboard?

KPI dashboard: hoe maak je een overzichtelijk dashboard?

Dashboarding is van belang in verschillende lagen van jouw organisatie. Of dat nou voor het marketingteam, salesteam of het managementteam is, je wilt op elk niveau van je organisatie inzicht hebben in je data. De belangrijkste data breng je samen in een KPI (Key Performance Indicators) dashboard. In deze blog leggen we je uit hoe je KPI’s samenbrengt in een dashboard.

Wat is een dashboard?

Een dashboard is een visueel overzicht waarin je visueel de belangrijkste belangrijke gegevens voor u of uw organisatie visueel weergeeft. Een overzicht waarop je beslissingen kunt nemen en campagnes kunt aanpassen.

De kunst van een goed dashboard is om het zo eenvoudig mogelijk te houden, zodat iedereen in de organisatie het begrijpt. Focus op het visuele aspect en leg minder nadruk op de cijfers, want dat maakt het dashboard minder leesbaar. Verwerk ook niet te veel gegevens in een dashboard, want dat komt de kwaliteit niet ten goede. Als je veel gegevens hebt, kun je ervoor kiezen om meerdere dashboards te maken.

Stap 1: KPI’s bepalen

In de verschillende teams gelden er waarschijnlijk verschillende KPI’s die op hun beurt bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Het kan soms best lastig zijn om goede KPI’s te formuleren en vervolgens deze data te visualiseren.

Om te beginnen zijn KPI’s altijd SMART geformuleerd en daarmee zo concreet mogelijk. SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden.

Bijvoorbeeld: Het aantal contactaanvragen vanuit online advertising. Een SMART doelstelling hierbij is: 20 contactaanvragen vanuit Google Ads per maand.

Je kunt KPI’s intern bepalen met verschillende teams of met behulp van een online marketingbureau. Bij Marketing Guys doen we dit in een brainstormsessie. Samen met jou maken we een reis door je bedrijf, bepalen we je doelgroep en formuleren we je doelstellingen.

Belangrijk is om meerdere mensen uit het team te betrekken bij het formuleren van je KPI’s en doelen. Meer inzichten en input vanuit het team zorgen voor meer betrokkenheid, met als uiteindelijk doel om te KPI’s ook echt te laten leven in je bedrijf. Schrijf alle ideeën uit en kies er maximaal vijf uit waar je de komende periode (maand, kwartaal, half jaar) op wilt focussen.

In de blog ‘de tien KPI’s die iedere B2B marketing manager moet weten‘ hebben we de 10 belangrijkste marketing KPI’s op een rijtje gezet over de 3 fases van de buyer journey (de reis die een klant aflegt).

Maak daarna een globale schets van hoe het dashboards eruit moet gaan zien. Welke componenten heb je nodig? Tabellen, grafiek of cirkeldiagram?

Stap 2: Bepaal je dashboarding tool

Je hebt de keuze uit een groot aantal dashboarding tools zoals Google Looker Studio, Power BI of Qlik Sense. Wij hebben veel implementaties gedaan met Klipfolio. Klipfolio is een uitgebreide dashboard tool die snel kan koppelen aan je online marketing en sales databronnen door middel van bijvoorbeeld een API.

Waarom een dashboard maken met Klipfolio?

De mogelijkheden zijn bijna eindeloos met Klipfolio. Koppelingen met bijna alle bekende gegevensbronnen zijn mogelijk: Facebook, Google Ads, Twitter, LinkedIn, Mailchimp of bijvoorbeeld Google Analytics.

Het voordeel is dat Klipfolio een aantal “standaard Klips” (bijvoorbeeld een grafiek of tabel) per databron ontwikkelt. Je kan deze clips heel gemakkelijk toevoegen aan je dashboard.

Je hebt volledige controle over de opties en je kunt de gegevens presenteren zoals jij dat wilt. Of zoals wij zeggen: “Als je de gegevens lang genoeg martelt, zal het bekennen.”

Stap 3: Bepaal de gegevensbronnen

De gegevens voor je KPI’s komen uit verschillende gegevensbronnen. Uiteindelijk breng je deze gegevensbronnen samen in één overzichtelijk dashboard. Je haalt bijvoorbeeld je bezoekersgegevens en conversiegegevens uit Google Analytics, je advertentiebudget uit Google Ads en likes en betrokkenheid uit social media zoals Facebook, Instagram en LinkedIn.

Vervolgens onderzoek je of deze databronnen goed gekoppeld kunnen worden met je dashboarding tool en kom je er snel genoeg achter of deze data goed vormgegeven kan worden.

Stap 4: Schets je dashboard

Het ontwikkelen van een dashboard wordt een stuk eenvoudiger als je de gegevens verwerkt in een schets. Dit betekent dat je de visuele weergave en de verschillende functionaliteiten weergeeft in een schets. Zo dwing je jezelf om te onderzoeken wat er mogelijk is met de data binnen je dashboarding tool en kom je tijdens de implementatie en ontwikkeling van het dashboard niet voor verrassingen te staan. Dat bespaart tijd.

Je bespreekt de schets met de belangrijkste mensen in je organisatie en op basis van de schets kun je eenvoudig een interne kostenraming geven. Let er wel op dat je niet te veel informatie in je dashboard wilt, want dat maakt het dashboard moeilijk leesbaar en zorgt ervoor dat het dashboard geen toegevoegde waarde heeft en dat is zonde.

Stap 5: Gegevens ontwikkelen controleren

Na de eerste vier stappen begint het echte werk. Je begint met het ontwikkelen van je dashboard. Klipfolio heeft veel mogelijkheden, maar blijf bij de basis en houd het eenvoudig. Bouw een datumcomponent in om je gegevens voor verschillende periodes te bekijken. Daarnaast is een vergelijking met de vorige periode een leuke optie, omdat je zo je voortgang kunt monitoren. Is je dashboard in de afrondingsfase? Controleer dan je gegevens! Een dashboard is alleen waardevol als de gegevens kloppen.

Tips

Hou het simpel en overzichtelijk

Een goed dashboard kenmerkt zich door eenvoud en overzicht. Iedereen in het team moet kunnen begrijpen wat er in het dashboard staat. Kortweg betekent dit dat je niet te veel informatie in je dashboard moet stoppen. Vraag jezelf van tevoren af: is deze data echt noodzakelijk? Je moet dashboarding zien als een signaleringstool die jou vertelt dat er iets aan de hand is, maar niet exact wat er aan de hand is. Hiervoor klik je door naar de bron waarin meer gedetailleerde informatie staat.

We vergelijken KPI dashboarding daarom vaak met een dashboard in je auto, vandaaruit kun je ook niet onder de motorkap kijken, maar weet je wel dat er iets aan de hand is als er een lampje begint te knipperen.

Werk met opvallende kleuren en voeg functionaliteiten toe

Kleuren zijn belangrijk voor het dashboard. We werken vaak met het stoplichtprincipe, waar je gebruik maakt van drie verschillende kleuren: rood, oranje, groen. Dit zijn herkenbare kleuren, omdat rood (in geval van data) vaak negatief is en groen positief. Om de impact van je marketing effort inzichtelijk te maken, raden we aan om met vergelijkingen te werken. Deze functie kunnen wij additioneel toevoegen om data te vergelijken. Bijvoorbeeld: afgelopen maand vs. de maand ervoor. Om het verschil aan te geven is het dan bijvoorbeeld zinvol om met rode pijltjes (bij daling) en groene pijltjes (bij stijging) te werken.

KPI dashboard voorbeeld

In onze blog over ‘de tien KPI’s die iedere B2B marketing manager moet weten‘ lichten we niet alleen KPI’s per buyer journey fase toe, maar laten we ook voorbeelden van KPI dashboards zien. In deze KPI voorbeelden kun je inspiratie opdoen van de soorten KPI’s, maar ook van de bijbehorende visualisaties.

Meer weten over dashboarding?

Een KPI dashboard kenmerkt zich door eenvoud en overzicht. Heb je hulp nodig bij het samenstellen van een KPI dashboard? Wij zijn certified partner van Klipfolio en hebben veel ervaring. Neem gerust contact met ons op of plan direct vrijblijvend een afspraak in!