Van visitekaartje tot klant: een waterdicht proces voor jouw beurslead

Lees verder

De TechniShow, METAVAK, of een andere grote vakbeurs. Dagenlang sta je op de stand, spreek je honderden mensen en verzamel je een flinke stapel visitekaartjes. De beurs was een succes! Maar dan begint het echte werk, en vaak ook de chaos. 

Twee weken later ligt de stapel kaartjes nog op een bureau. Iemand moet ze nog invoeren in een Excel-lijst. Weer een week later begint sales met bellen, maar de gesprekken zijn generiek (“leuk dat je op onze stand was”) omdat de context van het gesprek op de beursvloer allang vergeten is. De hete leads zijn inmiddels afgekoeld, en een groot deel van de investering in de beursdeelname verdampt. 

Dit is een frustrerend en kostbaar proces. De ROI van een beurs wordt niet bepaald door het aantal gescande badges, maar door de kwaliteit en snelheid van de opvolging. Met een gestructureerd, digitaal proces verander je die stapel kaartjes in een voorspelbare pijplijn met kansen. 

Het probleem: de ‘lead-lekkage’ na de beurs 

Zonder een strak proces gaat het op meerdere plekken mis: 

• Vertraging: Het duurt te lang voordat de leads worden gedigitaliseerd en bij de juiste persoon terechtkomen. 
• Verlies van context: De belangrijke details van een gesprek (“sprak met engineer Jan over probleem X, beloofde hem case study Y te sturen”) worden niet of slecht vastgelegd. 
• Generieke opvolging: Iedereen krijgt dezelfde, algemene follow-up mail, ongeacht de kwaliteit van het gesprek. 
• Geen prioritering: Hete, koopklare leads worden op dezelfde stapel gelegd als studenten die op zoek waren naar een gratis pen. 

Een waterdicht proces in 5 stappen

Met een modern CRM en marketing automation kun je een proces inrichten dat deze problemen voorkomt. Dit proces begint al vóór de beurs. 

1. Stap 1: De voorbereiding (voor de beurs) Een goede opvolging begint met een goede voorbereiding. Maak in je CRM een specifieke campagne aan voor de beurs. Bereid een simpele landingspagina met een formulier voor die je op de stand kunt gebruiken. Zet de eerste automatische follow-up e-mail (met bijvoorbeeld de bedrijfsbrochure) alvast klaar in je marketing automation systeem. 

2. Stap 2: Directe digitalisering (op de beurs) Laat de papieren notitieblokjes en de vissenkom voor visitekaartjes achterwege. Gebruik op de stand een tablet met de mobiele app van je CRM. Nieuwe contacten worden direct in het systeem ingevoerd. De meeste CRM-apps (zoals die van HubSpot) hebben een ingebouwde business card scanner die de gegevens automatisch voor je invult. De notities van het gesprek voeg je direct toe aan het contactrecord. 

Hoe HubSpot het salesproces ondersteunt.

Download document

Ook een hekel aan gated content? Wij eerlijk gezegd ook. Maar we hebben zoveel tijd en liefde in deze gids gestopt, dat we zeker weten dat jij er écht wat aan hebt.

Laat je gegevens achter en ontvang direct het document.

Je ontvangt maximaal vier e-mails met o.a. praktische tips.

3. Stap 3: De directe, geautomatiseerde opvolging (tijdens de beurs) Dit is waar de magie gebeurt. Zodra een contact is ingevoerd in het CRM, kan er direct een workflow starten. Nog voordat de bezoeker in de auto naar huis zit, ontvangt hij een persoonlijke e-mail: “Dag Jan, bedankt voor het prettige gesprek over [onderwerp] op onze stand. Zoals beloofd, hierbij de informatie waar je om vroeg.” Dit maakt een extreem professionele indruk. 

4. Stap 4: Snelle, persoonlijke opvolging door sales (binnen 24 uur) De leads die op de stand zijn gemarkeerd als ‘heet’ (bijv. via een checkbox in het formulier), krijgen automatisch en direct een taak toegewezen in het CRM aan de juiste verkoper. De verkoper ziet alle notities en kan binnen 24 uur persoonlijk contact opnemen, terwijl het gesprek nog vers in het geheugen zit. 

5. Stap 5: Nurturing voor de lange termijn Niet elke bezoeker is een hete lead. De contacten die zijn gemarkeerd als ‘oriënterend’ of ’toekomstige interesse’ worden automatisch in een specifieke nurturing workflow geplaatst. Zij ontvangen de komende maanden op gezette tijden relevante content, zoals whitepapers en uitnodigingen voor webinars. Zo bouw je aan de relatie, zonder dat sales er actief tijd in hoeft te steken. 

Van kostenpost naar investering 

Door je beursopvolging op deze manier te structureren, maximaliseer je de opbrengst van je investering. Elke lead wordt op de juiste manier en op het juiste moment opgevolgd. De chaos van losse visitekaartjes maakt plaats voor een voorspelbaar proces dat direct bijdraagt aan een gevulde salespijplijn. 

Plan vrijblijvend een strategie meeting in.

Tijdens zo’n video afspraak horen we graag meer over jouw bedrijf en uitdagingen binnen de markt. We geven inzichten op strategisch en praktisch niveau waar je mee aan de slag kan.

Plan direct in